La galère des documents administratifs : comment je m’organise, qu’est-ce que conserve et combien de temps?
J’entends souvent des personnes qui me disent » Je n’aime pas les papiers! » ou » Je n’y comprends rien et je ne sais pas par quoi commencer! « . Alors, on met de côté pour plus tard…le plus tard qui en réalité ne vient pas vraiment puisque le tas de papiers sur le coin de la table ne cesse de s’empiler, proportionnellement à la peur de s’y mettre! Pas de panique, on essaie de faire le tour de la question sur ce que je conserve, combien de temps et comment…
Quels documents administratifs faut-il garder impérativement ?
Le délai de conservation des papiers varie selon le type de document.
Les assurances, les contrats et les quittances se conservent au minimum deux ans, les documents d’assurance vie au minimum dix ans, tout comme les documents relatifs à des dommages corporels subis. Pour ce qui est des papiers liés à votre véhicule, toutes les factures d’achat doivent être gardées tant que vous en êtes propriétaire. Les notifications d’amende, elles, doivent être conservées trois ans. Sachez que si le Trésor public ne l’a pas réclamée dans ce délai, l’amende n’est plus valable. Au niveau bancaire, il faut archiver les relevés de compte et les talons de chèque au minimum cinq ans, et les contrats de prêt immobilier deux ans après le paiement de la dernière échéance.
Qu’en est-il des factures et des impôts ?
Les factures de gaz, d’électricité et d’eau se conservent au minimum cinq ans, car c’est le délai légal admis pour les contester. Sachez-le, le fournisseur a, quant à lui, deux ans pour réclamer un paiement. Ce délai passe à quatre ans si c’est un fournisseur public, dans le cas de l’eau par exemple. Les factures de téléphonie et d’Internet doivent se garder pendant un an. Quant à celles liées aux travaux : c’est dix ans pour le gros-œuvre et deux ans pour les petits travaux. Les certificats d’entretien d’une chaudière sont à conserver deux ans au minimum et un an pour le certificat de ramonage.
Pour les impôts, vous devez archiver vos déclarations de revenus pendant au minimum trois années, et une année pour les taxes foncières et d’habitation. Il est important de noter que tous ces délais sont des durées minimales. Les documents peuvent, bien entendu, être archivés plus longtemps.
Les avis d’impôt locaux (taxe foncière et taxe d’habitation) peuvent être archivés après 1 an, ou 3 ans si vous avez bénéficié de dégrèvement, d’exonération ou d’abattement fiscal.
Pratique ! Désormais, la plupart des administrations ont des sites internet où il est facile d’avoir un accès avec son espace propre. Les documents sont ainsi facilement retrouvables sur le site dédié à notre espace.
Et les bulletins de salaire ?
Ils sont à conserver jusqu’à la liquidation de la retraite, c’est-à-dire le moment où la retraite va être calculée, au même titre que les contrats de travail et les relevés d’indemnités journalières de maladie et de maternité. Le Code du travail comporte plusieurs dispositions relatives à la conservation du bulletin de salaire par l’employeur, et indique notamment que « l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés pendant cinq ans ». Le bulletin de paie, lui, comporte en caractères apparents une mention « incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée. »
Bien utile ! Voici l’adresse d’un outil qui permet de vérifier combien de temps conserver les documents de la vie courante ( assurance, banque, famille, impôts, logement, travail, véhicule, santé…).
Et en prime, le petit brief graphique que j’ai élaboré pour tout avoir d’un seul coup d’œil !
Les durées indiquées sont des durées minimales durant lesquelles il est prudent de garder les documents. Vous pouvez bien sûr garder vos documents plus longtemps
Mon conseil : en plus de la version « papier », numérisez ces documents. En effet, le format PDF est bien utile en cas de perte de l’original papier.
Conserver mes documents: Sous quelle forme ?
Tout dépend de la manière dont le document vous a été remis…
En effet si l’original du document est sous format papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier..
Et oui ! Si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version électronique ou photocopiée a valeur uniquement de copie.
Or, même si une copie fiable peut servir de preuve, l’administration peut toujours exiger la présentation du document original.
De la même manière si l’original du document est numérique et vous a été transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet, il est conseillé de le conserver
sous format numérique. En effet, si vous imprimez ce document, la version papier a valeur uniquement de copie.
La durée de conservation d’un document électronique est identique à celle d’un document papier.
Il est également bon de savoir qu’un écrit électronique a la même valeur juridique qu’un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à ne pas être détérioré.
Et puis…
1- TRIER: Commencer par trier et classer les documents par catégorie: factures, contrats, courriers importants… Un classement logique facilite grandement la recherche ultérieure.
2- RANGER: Investir dans des accessoires de rangement adaptés: classeurs, boîtes ou porte-documents sont des alliés précieux pour garder ses papiers en ordre. Moi qui me déplace régulièrement à domicile, cela me facilite drôlement la tâche !
3- NUMÉRISER: Digitaliser les documents quand c’est possible. Le numérique offre un gain de place considérable et permet une sauvegarde sécurisée. Des applications comme Camscanner permettent de très facilement transformer une photo en pdf, très utile pour l’envoi facile et rapide de documents !
4- S’ORGANISER: Établir une routine de tri à la fréquence souhaitée, une fois par semaine, par mois, choisissez un rythme qui vous convient. Cela peut éviter une accumulation de papiers et vous fera gagner du temps. Et puis ça fait tellement de bien de ne plus voir ces papiers qui trône sur la table de la cuisine non?! Avouez…Vous serez fiers de vous !
